Procedura uzyskania wizy J-1 angażuje zarówno przyszłego stażystę, jak i partnerów Programu. Podczas trwania całego procesu student może liczyć na fachową pomoc i poradę Managera Programu i polskiego partnera programu – firmę Almatur.
Procedura wizowa składa się z następujących etapów:
- Student podpisuje umowę z Almaturem – Partnerem programu obsługującym proces wizowy;
- Student loguje się do systemu CIEE i wypełnia aplikację;
- Student udostępnia pracodawcy adres URL do zalogowania się i wypełnienia planu praktyk (DS-7002 w wersji elektronicznej);
- Almatur w imieniu studenta występuje o wydanie promesy wizowej (formularz DS-2019) i przekazuje ją studentowi wraz instrukcją dalszego postępowania:
- Należy zrobić zdjęcie wizowe oraz wypełnić wniosek wizowy DS-160 https://ceac.state.gov/genniv/ (do wyboru Warszawa lub Kraków);
- Należy wyznaczyć spotkanie wizowe i wnieść opłatę wizową (185 USD – przeliczoną na PLN wg. kursu ustalonego przez konsulat USA) https://cgifederal.secure.force.com/?country=Poland&language=English (opłata zostanie zrefundowana stażyście przez FEP);
- Należy udać się do wybranego konsulatu USA na umówione spotkanie zabierając ze sobą m.in. paszport, promesę DS-2019 (uprzednio odebraną z Almaturu), kopię planu praktyk, dokumenty potwierdzające status student lub dyplom ukończenia uczelni;
- Rozmowa z konsulem w celu otrzymania wizy J-1.